Proje Risk Yönetimi ve Önemi

PROJE RİSK YÖNETİMİ VE ÖNEMİ

Yazan:M.Burak AKUSTA, PMP

Neden Proje Risk Yönetimi:

Günümüzde organizasyonlar varlıklarını, fırsatları değerlendirerek ve bu fırsatların avantajlarını ortaya çıkarak sürdürmektedirler. Dolayısı ile projeler yeni ve farklı şeyler ortaya koymak için üstlenilir. Bu durumda da risk faktörü projelerin kaçınılmaz bir parçası haline gelir. Yönetim seviyelerindeki kişiler çeşitli konularda uygun ve doğru kararlar vermekle yükümlüdürler. Bu kararların verilme aşamasında en ideal durum tam belirlilik (total certainty) durumudur. Yani tüm gerekli bilgiler hazırdır ve bu bilgilere dayanarak güvenle karar verilebilir. Ancak gerçek hayatta durum genelde bu şekilde olmaz. Çoğu kararlar elde tam veri olmaksızın ve belli bir seviyedeki belirsizlik altında verilir. Elde hiçbir verinin olmadığı durumlarda ise tam belirsizlik (total uncertainty) söz konusudur. Proje Risk Yönetimi tam belirlilik ile tam belirsizlik arasında bir yerde bulunmaktadır.

Proje risk yönetiminin temel hedefi, proje risklerini belirlemek ve bu risklere karşı ya bu risklerin oluşma olasılıklarını düşürücü ya da bu risklerden kaçınmayı sağlayıcı stratejiler geliştirmektir. Öte yandan proje risk yönetiminde, proje sayesinde çıkarılabilecek fırsatların oluşma olasılığını arttırıcı adımlar da atılmalıdır. Proje risk yönetimi, işlerin kötü gitmesi olasılığını ve oluşabilecek risklerin yapacağı net etkinin düşürülmesini sağlamaya yönelik planlamayı ve uygulamayı içermektedir. Bu işlem yapıcılık ve yaratıcılık isteyen bir işlemdir.

Bir örnek ile bu durumu açıklayacak olursak, söz gelişi, bir toplantıya yetişeceksiniz, bu durumda toplantıya giderken oluşabilecek trafik yoğunluğundan kaçınmak istersiniz. Bu durumda farklı taşıma araçlarını alternatif olarak değerlendirebiliriz. Bu araçların her birinin kendine ait riskleri mevcuttur fakat doğru bir analiz ve hesaplama ile bu alternatifler içinden geç kalma riskimizi en aza indirgeyecek birini seçebiliriz. Seçim yöntemimizde bu alternatiflerin birbirlerine göre fiyat, zaman ve yolculuk kalitesi bakımından bir takım öncelikleri de oluşacaktır. Eğer temel hedefimiz gideceğimiz yere zamanında varmak ve toplantıya geç kalmamak ise, belki toplantıyı her iki taraf için de uygun olabilecek ara bir noktada düzenlemeyi de fırsat olarak düşünebiliriz.

Kısacası proje risk yönetiminin amacı şu şekilde özetlenebilir:

1. Kapsam, kalite, zaman ve maliyet açısından projeyi etkileyebilecek faktörleri kesin olarak belirlemek

2. Her faktörün etki miktarını ölçmek.

3. Projedeki kontrol edilemeyen faktörlere bir sınır çizgisi (baseline) belirlemek.

4. Risklerin projedeki kontrol edilebilen faktörler üzerindeki etkileri deneyerek, oluşabilecek etkiyi hafifletmek.

Belirsizlik (uncertainty), Fırsat (opportunity) ve Risk:

Belirsizlik, fırsat ve risk kavramları birbirlerine çok yakın kavramlardır. Gelecek hakkında bilinmeyenler olumlu veya olumsuz olarak sonuçlanabilir. Belirsizlik, gelecekte oluşacak olaylar hakkındaki bilgi eksikliği olarak tanımlanabilir. Basitçe, olası tüm olumlu veya olumsuz sonuçlar kümesini belirsizlik olarak nitelendirebiliriz. Bu ilişki çerçevesinde bu kümedeki olumlu sonuçları fırsat, olumsuz sonuçları da risk olarak tanımlayabiliriz. PMBOK (Project Management Body of Knowledge, PMI'ın Proje Yönetimi Standart Kitabı) a göre proje riski, belirsizliklerin proje hedeflerini olumsuz etkileme olasılıklarının birikmiş toplamı olarak tanımlanmaktadır. Başka bir deyişle, proje riski, olumsuz olayların ve bunların olası sonuçlarının ortaya çıkma ve proje hedeflerini kapsam, kalite, zaman ve maliyet açısından etkileme derecesi olarak nitelendirilebilir.

Proje riskleri çoğu zaman biraz öngörü ve araştırma ile fırsatlara dönüştürülebilir. Ne yazık ki sıklıkla riskler ya görmezlikten gelinir ya da gelişigüzel değerlendirilerek oluşabilecek fırsatlar gözden kaçırılır.

Proje Risk Yönetiminin temel amacı belirsizliği risklerden fırsatlara doğru yönlendirmek olmalıdır. Kısacası, belirsizliğin proje üzerindeki tüm etkilerine biçilen değer, saptanması gereken proje riskini oluşturur.

Proje Risk Yönetimi İleriye Yöneliktir (Pro-active) ve Öngörü Gerektirir:

Proje Risk Yönetimi kelime anlamı olarak yanıltıcı olabilir. Çünkü “Yönetim” kelimesi olaylar karşısından tam kontrol şeklinde anlaşılabilmektedir. Oysaki proje risk yönetimi, oluşabilecek olumsuz olaylara karşı oluştuğu anda tepki göstermek yerine, oluşmadan önce ileri düzeyde bir hazırlık yapmak demektir. Bu şekilde yapılacak üst düzey bir hazırlık projenin hedeflerine başarılı bir şekilde ulaşabilmesini sağlayacak alternatif hareket planını seçebilmeye olanak sağlayacak nitelikte olmalıdır.

Örneğin birisi tarafından silahla vurulma riskini incelersek, tepkisel (reaktif) olarak yaklaşıldığında önümüzde üç seçenek mevcut olacaktır. Mermiden kaçmaya çalışılabilir, mermi başka yöne sektirilebilir ya da merminin vereceği zararı onarabiliriz. Bu seçeneklerin her biri belirtilen olumsuz olayın oluşmasının ardından yapılabilecek seçeneklerdir. Ancak proaktif olarak düşünecek olursak, yapılması gereken tek şey, elinde silah olan birisi ile karşılaşmamak için gerekli adımları önceden atmak olacaktır.

Tepkisel (reaktif) yaklaşımlar, risk yönetiminden ziyade, kriz yönetimi olarak algılanmalıdır. Fakat eğer planlama ile bu olumsuz durumlardan kaçınmak mümkün olabiliyor ise, bu yaklaşım daha iyi olacaktır.

Risk ve Karar Mercileri:

Risk, yalnızca potansiyel faydasının ve kazanma şansının, yanlış kararı iyileştirme maliyetinden belirli bir marj içersinde fazla olduğu durumlarda alınmalıdır. Bu nedenle risk alacak kişinin, riski almadan önce “Risk neden alınmalıdır?”, “Bu riskin alınması ile ne kazanılacak?”, “Ne kaybedilebilir?”, “Başarma veya başaramama olasılığı nedir?”, “Eğer başarılamazsa neler yapılmalıdır?”, “Bu riski almaya değecek bir sonuç var mı?” gibi sorulara gerçekçi yanıtlar bulmalıdır. Bu sorulara yanıt ararken, “Potansiyel kaybetme sıklığı”, “Eldeki verilerin miktarı ve güvenilirliği”, “Potansiyel kaybın ciddiyet seviyesi”, “Riskin yönetilebilirliği”, “Oluşacak sonuçların ölçülebilirliği” gibi risk elementlerinden yararlanılması yerinde olacaktır.

Riskin alınmasının doğurabileceği kötü sonuçlar kişilerin dikkatini daha çok çekecektir. Çünkü sıklıkla olsa bile küçük kayıpları kabul edebilecek kişiler, büyük sorunlar çıkarabilecek risklere karşı o kadar da anlayışlı davranmayabilirler. Bu nedenle, doğru temellere dayandırılmamış iyimserlikten, ön yargılardan, ihmalkârlıktan veya kişisel ilgi alanlarından ayrıştırılmış bir risk planlaması yapılmalıdır. Bunu yaparken, bu tip bir riskin daha önce alınıp alınmadığı, alındı ise daha önce alınan riskin şu anda alınacak riske ne kadar benzer olduğu konularına açıklık getirilmesinde fayda vardır. Bunların yanı sıra, doğrulanmış kanıtlar araştırılmalı, bu konuda deneyimi olan kişiler ile görüşülmeli, farklı fikirler değerlendirilmeli ve ölçülmüş değerler elde edilmelidir.

Risk alınmadan önce aceleden, personel veya fon yetersizliğinden ve açıkça belli olan kavramları görmezden gelmekten kaçınılmalıdır. Bu işlemi yaparken, iyi bir şekilde oturtulmuş, iyi yapılmış proje yönetimi uygulamalarını benimsemek yeterli olacaktır.

Sonuç olarak, er ya da geç bir karar verilmesi zorunludur. Bunu yaparken risk almanın temel nedeni olan belli bir karşılığa veya ödüle ulaşmak olduğu asla unutulmamalıdır. “Belirli bir sonuca sınırlı kaynaklarla ulaşabilmek”, “Bitiş tarihini tutturmak veya takvimi iyileştirmek”, “Karlılığı artırmak”, “Müşteri tatminini arttırmak” risk alınmasının ardından kazanılabilecek faydalara örnek olarak gösterilebilir.

Hangi durumda olunursa olunsun, potansiyel faydanın tam olarak tanımlanması ve eğer mümkün ise ortak bir birim bazında (örneğin maliyet) ölçülebilmesi gereklidir.

Proje Yöneticileri için bazı pratik kurallar (rules-of-thumb) şöyle sıralanabilir. Eğer aşağıdaki durumlar söz konusu ise risk almamakta fayda vardır:

1. Organizasyon riskten dolayı oluşabilecek kaybı karşılayamayacak ise.

2. Riskin alınması ile ulaşılacak sonuç gerçek dışı olacak kadar iyi ise.

3. Proje veya içinde bulunulan durum bunun için değmez ise.

4. Olasılıklar projenin yararına olmayacak ise.

5. Yararlar tam olarak tanımlanmamış ise.

6. Çok fazla sayıda kabul edilebilir başka alternatifler var ise. (Sayı ne kadar fazla ise belirsizlik o kadar çoktur)

7. Risk proje hedeflerinden birini başarmıyor ise.

8. Eldeki veri iyi organize edilmemiş bir yapıda ise.

9. Sonuçları hesaplamak için yeterli veri yok ise.(Daha fazla veri elde edilmeli veya araştırma yapılmalı)

10. Riskin doğurabileceği kötü sonuçları iyileştirmek için bir rezerv (contingency) planı mevcut değil ise.

Kaynak: A Guide To Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Third Edition.