Uluslararası Projelerin Doğası
Yazan: M.Burak AKUSTA, PMP
Küreselleşmenin hızlanması ve sınırların yavaş yavaş ortadan kalkmasına paralel olarak firmaların uluslararası projelerde yer alma sıklığı da giderek artmaktadır. Önceki yıllarda sadece belirli endüstri alanlarında görülen ülkeler arası proje ortaklığı, günümüzde hemen hemen her sektörde rastlanır hale gelmiştir.
Yerel projelere nazaran, yurt dışı projeler tecrübe ve referans anlamında şirketlerin içinde yer almak istedikleri projeler olarak göze çarpmaktadır. “Proje nedir” sorusunun yanıtından da anlaşılacağı üzere projelerin sonunda bir ürün, hizmet veya mevcut işleyişte bir iyileştirme hedeflenir. Bu bakımdan her yurt dışı projeye bir çeşit ihracat olarak da bakılabilir.
Her ne kadar uluslararası projeler çok cezbedici projeler olsa da, bu tip projelerin yönetimi ve koordinasyonu da yerel projelere kıyasla oldukça zordur. İki veya daha fazla farklı milletten olan kişilerin bir araya gelip, ortak bir paydada buluşarak bir iş ortaya çıkarmaları her zaman o kadar da kolay olmayacaktır.
Projeye Başlamak
“Başlamak bitirmenin yarısıdır” demiş atalarımız. Uluslararası projelere başlayabilmek de oldukça büyük bir aşama olarak nitelendirilebilir. İhtiyacı tam olarak anlamak, karşılıklı fikir birliğine varabilmek önemli bir kilometre taşıdır. Ancak, göz ardı edilmemesi gereken en önemli nokta projeye başlamış olmak için başlamamaktır. Başlangıç öncesi tüm gereksinimlerin net olarak ortaya konması hem müşteri hem de firma açısından çok büyük önem taşır. Eksik kalan veya daha sonra tartışılmak üzere açık bırakılan her konu ileride büyük sorunlarla birlikte karşınıza çıkabilir. Proje öncesi fizibilite çalışmalarının büyük bir titizlikle yapılması gerekecektir.
Kapsam, Kapsam, Kapsam
Literatürde “Triple Constraint” olarak belirtilen “Kapsam”, “Maliyet” ve “Zaman” üçgeni göz önüne alındığında uluslararası projelerde en göze çarpan konu “Kapsam”’dır. Maliyet ve Zaman kısıtları da oldukça önemlidir ancak üzerinde bir şekilde anlaşmaya varılabilecek konular olup, çıkabilecek sorunlara çözüm bulunması daha kolay olabilir.
Ancak, “Kapsam” netleştirilmeden, taraflarca onaylanmadan ve kapsamda yapılacak değişikliklerin nasıl ele alınacağı belirlenmeden yola çıkılması durumunda, proje sonunda taraflar kendilerini çok farklı bir noktada bulabilirler.
Kapsamın, proje sonunda elde edilecek çıktıların net olmaması halinde gerekirse biraz daha zaman harcanıp, en azından 90% seviyesinde netleşmesini sağlamak projenin ilerlemesi açısından çok fayda sağlayacaktır. Açıkta kalan kısımlar için de bir sorumlu atanması ve netleştirilmesi için zaman planı yapılması, bu konuların oluşturacağı riskleri bertaraf etmek konusunda fayda sağlayacaktır.
Satıcı Ne Sattığını, Müşteri Ne Alacağını İyi Bilmeli
Farklı durumlar söz konusu olabileceği gibi, uluslararası projelerin genel niteliği ticari oluşlarıdır. Yani, projede bir satıcı bir de müşteri tarafı vardır. Eğer ki, satıcı sattığı ürünü net olarak anlatamaz, sattığı ürünle ilgili tüm detayları müşteriye aktaramaz ise, müşteri ne alacağını net anlamayacak ve bu da beklentilerin farklılaşmasına neden olacaktır. Proje sonunda her iki tarafta ne beklediğini, nereye ulaşmak istediğini ve proje hedeflerini net olarak ortaya koymalı, bu hedefler doğrultusunda projenin genel çerçevesi belirlenmelidir.
Bu perspektiften bakıldığında, satıcının proje sonunda müşteriye sağlayacağı ürünü (veya hizmeti) ile ilgili tüm dökümantasyon, eğitim, seminer ve diğer gerekli materyalleri projenin başında sağlayabiliyor olması büyük bir avantaj sağlayacaktır.Bazı endüstri alanlarında bu tip bilgiler proje başında sağlanamayabilir veya firmaların sundukları ürün ve hizmetlerde müşteri tarafından düzenlemeler gerekli olabilir. (özellikle yazılım projelerinde) Bu gibi durumlarda ürün sağlayan firmanın en azından ürününün standart özellikleri, neleri yapıp, neleri yapamadığı konusunda müşteriye net bir resim sunabiliyor olması gerekmektedir.
Sonuç Olarak;
Her projenin kendine özgü zorlukları, riskleri olabilir. Her projeye farklı bir yaklaşımda bulunmak gerekecektir. Yerel projelerle kıyaslandığında uluslararası projelerde aşağıdaki konulara özellikle dikkat etmek projelerin başarı ile tamamlanmasına yardımcı olacaktır:
• Proje taraflarını iyi tanıyın: Proje öncesindeki durumları nedir?, Proje sonrasında neyi hedefliyorlar? Projenin sonunda elde edilecek ürün, hizmet veya iyileştirmeye hazırlar mı?
• Tam İşbirliği: Proje paydaşlarının tam işbirliği içinde olmalarını sağlayın. Taraflardan herhangi birinin konsantrasyon eksikliği veya isteksizliği projenin hedeflerine ulaşmasında engel olabilir.
• Kapsam: Kapsamı mümkün olabiliyorsa projenin başında tam olarak belirleyin, kapsam değişikliklerini proje başında belirleyeceğiniz prosedür çerçevesinde (Scope Management Plan) ele alın. Kapsamdaki değişikliklerin maliyet, zaman, risk ve kalite faktörlerine etkilerini iyi gözlemleyin ve her kapsam değişikliğinde bu etkilerin taraflarca iyi anlaşıldığından emin olun.
• Ortak Çalışma Ortamı ve Zaman Planı: Farklı ülkelerden katılımcılar olduğu durumlarda herkes için ortak olacak takvim üzerinden planlama yapın veya kaynaklarınızın kendi takvimlerine göre ayrı ayrı plan çıkarın. Eğer mümkün olabiliyorsa kritik aktiviteler için ortak çalışma ortamı (“War Room”) hazırlayın.
• İletişim: Her an her durumda tüm proje ekibi ile iletişim halinde olun. Çok küçük gibi görünen fakat taraflara net duyurulmamış konular büyük sorunlara neden olabilir.
• Kültür Farklılıkları ve Dil: Proje ekibindeki kültür farklılıklarını, dil uyuşmazlıklarını iyi gözlemleyin, kültür farklılıkları nedeni ile çatışmalar yaşanabilir. Herkesin çalışma anlayışı, işe yaklaşımı farklı olabilir. Proje takımında yer alan her kişi için ayrı bir yaklaşım tarzı oluşturun. Din, dil, ve kültür farklılıklarını göz önüne alarak planlama yapın.
Tüm Proje Yöneticilerine başarılı projeler dilerim.
Yazan: M.Burak AKUSTA, PMP
Küreselleşmenin hızlanması ve sınırların yavaş yavaş ortadan kalkmasına paralel olarak firmaların uluslararası projelerde yer alma sıklığı da giderek artmaktadır. Önceki yıllarda sadece belirli endüstri alanlarında görülen ülkeler arası proje ortaklığı, günümüzde hemen hemen her sektörde rastlanır hale gelmiştir.
Yerel projelere nazaran, yurt dışı projeler tecrübe ve referans anlamında şirketlerin içinde yer almak istedikleri projeler olarak göze çarpmaktadır. “Proje nedir” sorusunun yanıtından da anlaşılacağı üzere projelerin sonunda bir ürün, hizmet veya mevcut işleyişte bir iyileştirme hedeflenir. Bu bakımdan her yurt dışı projeye bir çeşit ihracat olarak da bakılabilir.
Her ne kadar uluslararası projeler çok cezbedici projeler olsa da, bu tip projelerin yönetimi ve koordinasyonu da yerel projelere kıyasla oldukça zordur. İki veya daha fazla farklı milletten olan kişilerin bir araya gelip, ortak bir paydada buluşarak bir iş ortaya çıkarmaları her zaman o kadar da kolay olmayacaktır.
Projeye Başlamak
“Başlamak bitirmenin yarısıdır” demiş atalarımız. Uluslararası projelere başlayabilmek de oldukça büyük bir aşama olarak nitelendirilebilir. İhtiyacı tam olarak anlamak, karşılıklı fikir birliğine varabilmek önemli bir kilometre taşıdır. Ancak, göz ardı edilmemesi gereken en önemli nokta projeye başlamış olmak için başlamamaktır. Başlangıç öncesi tüm gereksinimlerin net olarak ortaya konması hem müşteri hem de firma açısından çok büyük önem taşır. Eksik kalan veya daha sonra tartışılmak üzere açık bırakılan her konu ileride büyük sorunlarla birlikte karşınıza çıkabilir. Proje öncesi fizibilite çalışmalarının büyük bir titizlikle yapılması gerekecektir.
Kapsam, Kapsam, Kapsam
Literatürde “Triple Constraint” olarak belirtilen “Kapsam”, “Maliyet” ve “Zaman” üçgeni göz önüne alındığında uluslararası projelerde en göze çarpan konu “Kapsam”’dır. Maliyet ve Zaman kısıtları da oldukça önemlidir ancak üzerinde bir şekilde anlaşmaya varılabilecek konular olup, çıkabilecek sorunlara çözüm bulunması daha kolay olabilir.
Ancak, “Kapsam” netleştirilmeden, taraflarca onaylanmadan ve kapsamda yapılacak değişikliklerin nasıl ele alınacağı belirlenmeden yola çıkılması durumunda, proje sonunda taraflar kendilerini çok farklı bir noktada bulabilirler.
Kapsamın, proje sonunda elde edilecek çıktıların net olmaması halinde gerekirse biraz daha zaman harcanıp, en azından 90% seviyesinde netleşmesini sağlamak projenin ilerlemesi açısından çok fayda sağlayacaktır. Açıkta kalan kısımlar için de bir sorumlu atanması ve netleştirilmesi için zaman planı yapılması, bu konuların oluşturacağı riskleri bertaraf etmek konusunda fayda sağlayacaktır.
Satıcı Ne Sattığını, Müşteri Ne Alacağını İyi Bilmeli
Farklı durumlar söz konusu olabileceği gibi, uluslararası projelerin genel niteliği ticari oluşlarıdır. Yani, projede bir satıcı bir de müşteri tarafı vardır. Eğer ki, satıcı sattığı ürünü net olarak anlatamaz, sattığı ürünle ilgili tüm detayları müşteriye aktaramaz ise, müşteri ne alacağını net anlamayacak ve bu da beklentilerin farklılaşmasına neden olacaktır. Proje sonunda her iki tarafta ne beklediğini, nereye ulaşmak istediğini ve proje hedeflerini net olarak ortaya koymalı, bu hedefler doğrultusunda projenin genel çerçevesi belirlenmelidir.
Bu perspektiften bakıldığında, satıcının proje sonunda müşteriye sağlayacağı ürünü (veya hizmeti) ile ilgili tüm dökümantasyon, eğitim, seminer ve diğer gerekli materyalleri projenin başında sağlayabiliyor olması büyük bir avantaj sağlayacaktır.Bazı endüstri alanlarında bu tip bilgiler proje başında sağlanamayabilir veya firmaların sundukları ürün ve hizmetlerde müşteri tarafından düzenlemeler gerekli olabilir. (özellikle yazılım projelerinde) Bu gibi durumlarda ürün sağlayan firmanın en azından ürününün standart özellikleri, neleri yapıp, neleri yapamadığı konusunda müşteriye net bir resim sunabiliyor olması gerekmektedir.
Sonuç Olarak;
Her projenin kendine özgü zorlukları, riskleri olabilir. Her projeye farklı bir yaklaşımda bulunmak gerekecektir. Yerel projelerle kıyaslandığında uluslararası projelerde aşağıdaki konulara özellikle dikkat etmek projelerin başarı ile tamamlanmasına yardımcı olacaktır:
• Proje taraflarını iyi tanıyın: Proje öncesindeki durumları nedir?, Proje sonrasında neyi hedefliyorlar? Projenin sonunda elde edilecek ürün, hizmet veya iyileştirmeye hazırlar mı?
• Tam İşbirliği: Proje paydaşlarının tam işbirliği içinde olmalarını sağlayın. Taraflardan herhangi birinin konsantrasyon eksikliği veya isteksizliği projenin hedeflerine ulaşmasında engel olabilir.
• Kapsam: Kapsamı mümkün olabiliyorsa projenin başında tam olarak belirleyin, kapsam değişikliklerini proje başında belirleyeceğiniz prosedür çerçevesinde (Scope Management Plan) ele alın. Kapsamdaki değişikliklerin maliyet, zaman, risk ve kalite faktörlerine etkilerini iyi gözlemleyin ve her kapsam değişikliğinde bu etkilerin taraflarca iyi anlaşıldığından emin olun.
• Ortak Çalışma Ortamı ve Zaman Planı: Farklı ülkelerden katılımcılar olduğu durumlarda herkes için ortak olacak takvim üzerinden planlama yapın veya kaynaklarınızın kendi takvimlerine göre ayrı ayrı plan çıkarın. Eğer mümkün olabiliyorsa kritik aktiviteler için ortak çalışma ortamı (“War Room”) hazırlayın.
• İletişim: Her an her durumda tüm proje ekibi ile iletişim halinde olun. Çok küçük gibi görünen fakat taraflara net duyurulmamış konular büyük sorunlara neden olabilir.
• Kültür Farklılıkları ve Dil: Proje ekibindeki kültür farklılıklarını, dil uyuşmazlıklarını iyi gözlemleyin, kültür farklılıkları nedeni ile çatışmalar yaşanabilir. Herkesin çalışma anlayışı, işe yaklaşımı farklı olabilir. Proje takımında yer alan her kişi için ayrı bir yaklaşım tarzı oluşturun. Din, dil, ve kültür farklılıklarını göz önüne alarak planlama yapın.
Tüm Proje Yöneticilerine başarılı projeler dilerim.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder